Pengembangan System dan Teknik Dokumentasi dalam Sistem Informasi Akuntansi

Pengembangan System dan Teknik Dokumentasi DIAGRAM ARUS DATA (DATA FLOW DIAGRAM/DFD) Diagram aliran data atau data flow diagram (DFD) adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan aliran data dan informasi dalam suatu sistem. DFD menggambarkan proses, penyimpanan data, entitas eksternal dalam suatu bisnis atau sistem, serta aliran data dan informasi di antara unit-unit tersebut. Sebuah DFD secara grafis menjelaskan arus data dalam sebuah oganisasi. Teknik ini digunakan untuk mendokumentasikan sistem yang digunakan sekarang dan untuk merencanakan serta mendesain sistem yang baru. Tidak ada cara standar dalam menyusun DFD, karena persoalan yang berbeda memerlukan metode yang berbeda pula. Pada dasarnya DFD memfokuskan pada aliran data dalam organisasi. DFD disusun dengan menggunakan empat simbol utama seperti yang terlihat pada tabel berikut: Simbol Nama Penjelasan Sumber dan tujuan data Karyawan dan organisasi yang mengirim data ke dan menerima data dari sistem digambarkan dengan kotak Arus data Arus data yang masuk ke dalam dan keluar dari sebuah proses digambarkan dengan anah panah Proses transformasi Proses yang mengubah data dari input menjadi output digambarkan dengan lingkaran Penyimpanan data Penyimpanan data digambarkan dengan dua garis horisontal (paralel) Simbol Diagram Arus Data  Pedoman Menggambar DFD 1. Pahamilah sistem secara keseluruhan. Hal ini bisa dilakukan dengan membaca buku prosedur, mewawancara para pemakai, atau ikut melihat jalannya sistem. 2. Tentukan batas-batas dan komponen sistem. 3. Rancanglah diagram konteks (context diagram), yaitu hubungan antara satu lambang proses dengan beberapa entitas. 4. Identifikasi aliran data, dari satu entitas ke sistem atau sebaliknya. 5. Identifikasi file penyimpanan data. 6. Identifikasi sumber data dan tujuan data. 7. Berilah nama semua elemen DFD 8. Aturlah susunan DFD, apabila terpusat di satu bagian halaman saja. 9. Berilah nomer urut untuk masing-masing proses. 10. Buatlah design akhir yang rapi. Contoh Diagram Arus Data Arus Data (G) Arus Data (B) Arus Data (D) Arus Data (I) Simbol-simbol tersebut digabungkan untuk menunjukkan bagaimana data diproses. Seperti ditunjukkan oleh tabel diatas bahwa input untuk proses C adalah arus data B yang berasal dari sumber data A. Output proses C adalah arus data D dan E. Arus data E dikirim ke tujuan data J. Proses F menggunakan arus data D dan G sebagai input untuk mengahsilkan arus data I dan G sebagai output. Arus data G berasal dari dan dikembalikan ke penyimpan data H. Arus data I dikirim ke tujuan data K.  Hirarki Diagram Arus Data Pada dasarnya DFD dapat dirinci lebih lanjut ke dalam jenjang yang lebih rendah agar dapat diperoleh pemahaman yang lebih rinci dan mendalam tentang sebuah sistem, karenapada umumnya sebuah sistem tidak dapat digambarkan seluruhnya hanya dalam selembar kertas saja. Dengn demikian diagram arus data dapat dibagi ke dalam jenjang-jenjang sesuai dengan kebutuhan sistem. Jenjang tertinggi disebut dengan diagram konteks(context diagram) yang menggambarkan ikhtisar paling ringkas dari sebuah sistem. Karena sangat ringkas, maka agar dapat diperoleh gambaran yang utuh mengenai sebuah sistem,diagram ini dilengkapi dengan narasi lengkap. BAGAN ALIR (FLOWCHARTS) Bagan alir merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek-aspek sistem informasi secara jelas,tepat, dan logis. Bagan alir menggunakan serangkaian simbol standar untuk menguraikan prosedur pengelolahan transaksi yang digunakan oleh sebuah perusahaan, sekaligus menguraikan aliran data dalam sebuah sistem.  Simbol-simbol Bagan Alir Simbol-simbol yang digunakan untuk membuat bagan alir secara lengkap dapat dilihat pada tabel berikut. Setiap simbol memiliki arti khusus sehingga mudah dikenali dari bentuknya. Bentuk simbol menunujukkan dan menguraikan kegiatan yang dilaksanakan, menunjukkan input, output, pemrosesan, dan media penyimpanan. Secara garis besar, simbol dapat dikelompokkan ke dalam empat kelompok sebagai berikut: 1. Input/output. Yaitu simbol yang menggambarkan alat atau media yang memberikan input kepada atau merekam output dari kegiatan pengolahan data. 2. Processing. Merupakan simbol yang menunjukkan jenis alat yang digunakan untuk mengolah data (dengan komputer atau dikerjakan secara manual). 3. Storage. Simbol yang menggambarkan alat yang digunakan untuk menyimpan data yang saat ini tidak dipakai oleh sistem. 4. Lain-lain. Simbol yang menunjukkan arus data dan barang. Simbol ini juga menggambarkan saat mulai dan berakhirnya bagan alir, serta penjelasan-penjelasan tambahan pada bagan alir tersebut. Simbol Bagan Alir Simbol Nama Penjelasan Simbol-simbol Input/Output Dokumen Sebuah dokumen atau laporan; dokumen dapat dibuat dengan tangan atau dicetak oleh komputer Dokumen rangkap Digambarkan dengan menumpuk simbol dokumen dan pencetakan nomor dokumen di bagian depan dokumen pada bagian kiri atas Input/Output, Jurnal/ Buku Besar Digunakan untuk menggambarkan berbagai media input dan output dalam sebuah bagan alir program. Menggambarkan jurnal dan buku besar dalam bagan alir dokumen Tampilan Informasi ditampilkan oleh alat output on-line seperti terminal CRT atau monitor komputer PC Pemasukan data on-line Entri data oleh alat on-line seperti terminal CRT atau komputer pribadi Terminal CRT, Komputer Pribadi Simbol tampilan dan entri data digunakan bersama-sama untuk menggambarkan terminal CRT dan komputer pribadi Simbol Nama Penjelasan Simbol-simbol Pemrosesan Pemrosesan komputer Sebuah fungsi pemrosesan yang dilaksanakan oleh komputer biasanya menghasilkan perubahan terhadap data atau informasi Kegiatan manual Sebuah kegiatan pemrosesan yang dilaksanakan secara manual Kegiatan campuran Sebuah fungsi pemrosesan yang dilaksnakan dengan menggunakan alat selain komputer Kegiatan pemasukan data off-line Sebuah kegiatan yang dilakukan dengan menggunakan sebuah alat pemasukan data oof-line (entri data ke disket,register kas). Simbol Nama Penjelasan Simbol-simbol Arus dan Simbol Lain-lain Arus dokumen atau pemrosesan Arah arus normal adalah ke kanan atau ke bawah Arus data atau informasi Sering digunakan untuk menunjukkan dat yang dikopi dari sebuah dokumen ke dokumen lain Hubungan komunikasi Transmisi data dari sebuah lokasi ke lokasi lain melalui saluran komunikasi Penghubung dalam sebuah halaman Menghubungkan bagan alir pada halaman yang sama. Symbol ini digunakan untuk menghindari terlalu banyak anak panah yang saling melintang dan membingungkan. Penghubung pada halam berbeda Menghubungkan bagan alir yang berbeda di halaman yang berbeda Arus barang Perpindahan fisik barang; digunakan terutama dalam bagan alir dokumen Terminal Digunakan untuk memulai, mengakhiri, atau titik henti dalam sebuah proses atau program; juga digunakan untuk menunjukkan pihak eksternal Keputusan Sebuah tahap pembuatan keputusan; digunakan dalm bagan alir program computer untuk menunjukkan cabang bagi alternative cara. Anotasi Tambahan penjelasan deskriptif atau keterangan, atau catatan sebagai klarifikasi  Jenis-jenis bagan alir 1. Bagan Alir Dokumen (document flowchart) Bagan alir dokumen menggambarkan aliran dokumen dan informasi antar area pertanggungjawaban didalam sebuah organisasi. Bagan alir ini bermanfaat untuk menganalisis kecukupan prosedur pengawasan dalam sebuah sistem seperti internal checks dan pemisahan fungsi. Bagian alir (flowchart) yang menjelaskan dan mengevaluasi pengawasan intern disebut intern control flowchart. Bagan Alir Dokumen 2. Bagan Alir Sistem (System flowchart) Bagan alir menggambarkan hubungan antara input, pemrosesan, dan output sebuah sistem informasi akuntansi. Input dapat berupa data baru yang masuk kedalam sistem, data yang saat ini tersimpan dalam sistem untuk digunakan dimasa mendatang, atau gabungan antara keduanya. Setelah input, berikutnya adalah bagan alir pemrosesan, yang dapat mencangkup lebih dari satu tahap pengolahan data. Bagian ketiga adalah berupa bagian alir output. Output dari pemrosesan dapat dapat disimpan dalam tempat penyimpanan data atau disajikan dalam berbagai laporan yang dapat disimpan dalam tempat penyimpanan data atau disajikan dalam berbagai laporan yang dapat dicetak atau sekedar ditayangkan di layar monitor. Bagan Alir Sistem 3. Bagan alir program (program flowchart) Bagan alir program menjelaskan urutan logika pemrosesan data oleh komputer dalam menjalankan sebuah program. Bagan alir program menggunakan simbol-simbol yang dirancang secara khusus. Anak panah menghubungkan simbol-simbol sekaligus menunjukkan urutan kegiatan. Simbol pemrosesan menggambarkan perpindahan data atau perhitungan aritmatika. Simbol input dan output menggambarkan pembacaan input sekaligus penulisan output. Hubungan Antara Bagan Alir System dan Bagan Alir Program 4. Bagan konfigurasi computer (computer configuration charts) Bagan ini digunakan untuk menggambarkan konfigurasi perangkat keras system computer. Dalam kaitannya dengan penyusunan system informasi akuntansi, terutama system yang berbasis computer, bagan ini akan memberikan manfaat untuk merancang konfigurasi atau komponen perangkat keras yang direkomendasi dan akan digunakan oleh perusahaan. Bagan Alir Program Computer Untuk Pemrosesan Pesanan Bagan Konfigurasi Komputer Komputer personal Terminal Penjualan 5. Bagan struktur (structure chaarts) Bagan ini digunakan untuk merancang program komputer yang menggunakan pendekatan modul. Dengan menggunakan pendekatan ini,program komputer yang besar dan kompleks dipecah kedalam ke modul-modul yang semakin dipecah semakin kecil sampai tidak dapat dipecah lagi. Manfaat pendekatan ini adalah pembuatan program menjadi lebih sederhana,cepat,dan akurat.  Pedoman Menggambar Flowchart a. Pahami sistem yang akan digambar flowchart-nya b. Identifikasi unit atau satuan usaha yang akan digambar flowchart-nya c. Bila melibatkan beberapa entitas, bagian, atau orang, buatlah beberapa kolom dan masing-masing kolom digunakan untuk satu entitas, bagian atau orang d. Gambarlah proses normal suatu sistem. Bila da pengecualian, gambarkan di tempat terpisah e. Gambarlah flowchart dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan f. Gambarkan awal dan akhir yang jelas g. Pelajari ulang dan bila perlu, adakan perubahan agar flowchart menjadi mudah dimengerti dan terlihat baik  Perbedaan antara diagram arus data dan bagan alir Secara ringkas perbedaan antara diagram arus data dan bagan air adalah: 1. Diagram arus data menekankan pada aliran data (logical view), sedangkan bagan alir atau flowchart lebih menekankan pada aliran dokumen (physical view) atau pencatatan transaksi. 2. Flowchart digunakan terutama untuk mendokumentasikan system yang sudah ada, karena menjelaskan tentang bagaimana data diolah dan disimpan, sementara bagan arus data digunakan mendesain sistem baru. 3. Bagan arus data hanya menggunakan empat simbol saja, sedangkan flowchart menggunakan lebih banyak simbol. 4. Flowchart menunjukan urutan proses, dokumen yang terlibat, pihak-pihak yang terkait dan aliran data, sedangkan bagan arus ata hamya menggambarkan aliran data saja. Bagan Struktur TABEL KEPUTUSAN (DECISION TABLES) Tabel keputusan (decision table) adalah tabel yang digunakan untuk menganalisis pembuatan keputusan dengan berbagai syarat, biasanya lebih dari dua, dan berbagai keputusan. Apabila tidak digunakan tabel keputusan, pembuat keputusan akan kesulitan menganalisis keputusan apa saja yang memerlukan banyak persyaratan. Dengan bantuan tabel keputusan, perancang sistem hanya perlu melihat berbagai persyaratan di tabel, dan melihat keputusan yang berhubungan dengan persyaratan. Alat sistem lain yang juga bermanfaat untuk membuat dokumentasi adalah tabel keputusan. Tabel ini membantu membuat keputusan yang kompleks dan keputusan merupakan sebuah representasi tabular logika keputusan. Dibandingkan dengan FLOWCHART, tabel keputusan ini memiliki keunggulan yaitu mampu menengani lebih banyakn alternatif,namun kelemahanya tabel ini tidak menjelaskan urut-urutan kegiatan. Tabel keputusan ini berwujud matriks yang dibagi menjadi tiga bagian. Bagian kiri tabel terdiri atas dua bagian, yaitu daftar kondisi dan daftar tindakan. bagian tabel berisi kolom-kolom yang masing2 mempresentasikan aturan keputusan yang merupakan kombinasi antara kondisi dan tindakan. setiap aturan menunjukan tindakan yang diambil jika kondisi terpenuhi.  Keunggulan Tabel Keputusan 1. Dapat digunakan untuk menganalisis masalah dengan banyak kondisi dan banyak keputusan. Apabila tidak memakai tabel keputusan, seseorang akan mudah melewatkan syarat atau keputusan yang harus dipertimbangkan 2. Dapat dibuat dengan program komputer yang sederhana seperti MS Excel 3. Bentuknya yang relatif sederhana, karena hanya terdiri atas empat kuadran (bagian).  Bentuk Umum Tabel Keputusan Aturan Kondisi Kondisi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (kondisi khusus) Aturan Tindakan Tindakan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (tindakan khusus) Ketiga alternatif kondisi ini berhubungan dengan tiga simbol kondisi pada flowchart program. Isianan kondisi, terdiri atas kolom-kolom vertikal yang masing-masing menggambarkan aturan keputusan yang harus dimasukan, yaitu berupa ya (Y), tidak (T), atau strip(-). Tanda strip menunjukan bahwa hasil pengujian kondisi tidak relevan.  Tabel Keputusan Sederhana untuk Pemrosesan Order Berisi empat alternatif tindakan,yaitu menolak pesanan, menunda pesanan, memenuhi pesanan tanpa diskon, dan memenuhi pesanan dengan diskon. Kolom isian tindakan menunjukan kapan sebuah tindakan dilakukan. Sebuah sel pada kolom tindakan akan terisi tanda silang X jika tindakan dilaksananakan , sedangkan kosong menunjukan bahwa tindakan tidak dilakukan. Umumnya tabel keputusan ini digunakan untuk menggambarkan serangkalan kondisi yang ada dalam program pengoolahan data dan berkaitan dengan tindakan tertentu untuk setiap konduisi. Keuntungan tabel keputusan ini adalah bahwa tabel ini secara jelas menunjukan seluruh kemungkinan hubungan logis antara data input. STRUCTURED ENGLISH Structured English (SE) adalah peralatan pengembangan system yang menggunakan struktur bahasa inggris dan mirip bahasa pemrograman. SE merupakan alat yang efisien untuk menerangkan algoritma dalam bentuk narasi bukan dalam bentuk grafik dan mirip dengan pseudocode. Karena kemiripan mereka, SE dan pseudocode sering tertukar. Selain kemiripan yang ada, SE dan pseudocode memiliki perbedaan dalam fungsinya. SE digunakan untuk komunikasi antara perancang dengan pemakai dalam menjelaskan algoritma, sedangkan pseudocode digunakan untuk komunikasi antara perancang dengan programmer. SE sering digunakan dengan DFD untuk mendokumentasikan proses-proses yang ada dalam system. Macam-macam level DFD menerangkan bahwa pemrosesan merupakan teknik yang diaplikasikan dari atas-ke-bawah (top-down). Pada beberapa point, teknik grafik DFD kurang efektif jika dibandingkan dengan teknik narasi, untuk menutup ketidak-efektifan ini maka SE harus diperkenalkan  Petunjuk dalam membuat Structured English SE bukan merupakan alat standar pengembangan system. Tidak ada ketentuan-ketentuan tetap yang harus diikuti oleh pemakai alat ini. Meskipun demikian, ada sejumlah ketentuan yang membedakan SE dengan alat narasi formal seperti pseudocode. Ketentuan-ketentuan adalah : 1. Gunakan hanya tiga bentuk pemrograman terstruktur, sepeti urutan seleksi/kondisi, dan perulangan/iterasi 2. Gunakan kata kerja bila menerangkan tiap langkah pengolahan 3. Tambahkan kata kerja dengan satu atau lebih objek bila perlu 4. Gunakan nama-nama data yang telah didefinisikan dalam kamus data. Nama-nama ini dapat berupa alur data, data store, struktur data atau elemen data. 5. Gunakan huruf besar untuk semua nama data, sintaks komputer, seperti START, STOP, IF, THEN dan ELSE. 6. Indent untuk menunjukkan struktur system secara hirarki. Kata-kata pada level hirarki yang sama harus diindentkan dengan jumlah spasi yang sama. 7. Bila dokumentasi dibagi ke dalam beberapa modul, gunakan baris pertama masing-masing modul untuk label pengindentifikasi dan berikan baris kosong diantara modul. 8. Tiap modul harus hanya memiliki point entry dan exit tunggal. Bila pembuatan SE dilakukan dengan mengikuti ketentuan-ketentuan di atas, maka SE yang akan terbentuk semakin mudah dimengerti dan mudah dikomunikasikan dengan profesional system lainnya.  Model Penulisan Structured English Structured English/Indonesia 1. Common Style Gaya penulisan ini dalam penulisan SE/SI dilakukan dengan menggunakan huruf kecil. 2. Capitalized Common Style Gaya penulisan ini dalam penulisan SE/SI dilakukan dengan menggunakan huruf Besar (kapital). 3. Outline Common Style Gaya ini serinmg disebut juga gaya umum bernomor (numbered commond style) yaitu dengan menggunakan huruf kecil yang diberi nomor urut (mirip dengan penomoran indeks pada daftar isi) 4. Narrative Style Gaya ini dalam penulisannya menggunakan bentuk uraian atau satu kesatuan cerita (narrartive) 5. Gaya yang lain. Gaya penulisan lain yang dapat digunakan adalah dengan menuliskan kata kunci (IF, THEN, ELSE dsb) ditulis dengan huruf kapital dan kata-kata yang tercantum dalam kamus data diberi garis bawah. HIPO CHARTS (BAGAN HIPO) Bagan HIPO merupakan pendukung perancangan dan alat dokumentasi. Bagan HIPO berguna untuk mengindentifikasikan yang harus dilakukan, tetapi terbatas dalam mengspesifikasikan bagaimana atau kapan pemrosesan dilakukan. Bagan arus grafik yang menggunakan simbol-simbol yang dibahas sebelumnya lebih baik dalam hal mengspesifikasikan fungsi-fungsi informasi dan logika pemrosesan. Bagan HIPO memuat dua segmen : bagan hirarkis yang membagi tugas-tugas pemrosesan ke dalam berbagai modul atau subtugas dengan bagan IPO untuk menguraikan kebutuhan masukan -proses-keluaran dari setiap modul. Bagan hirarkis menguraikan keseluaran sistem dan menyediakan "daftar isi" dari bagan IPO yang rinci, biasanya melalui penomoran skema  HIPO (Hierarchy plus Input-Process-Output) mempunyai sasaran utama sebagai berikut : 1. Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi-fungsi dari sistem. 2. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program, bukannya menunjukkan statemen-statemen program yang digunakan untuk melaksanakan fungsi tersebut. 3. Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus digunakan dan output yang harus dihasilkan oleh masing-masing fungsi pada tiap-tiap tingkatan dari diagram-diagram HIPO. 4. Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan pemakai. Jenis-jenis diagram dalam HIPO Paket HIPO berisi tiga jenis diagram, yaitu : a. Daftar Isi Visual/ Visual Tabel of Contents (VTOC), yang terdiri dari satu diagram hirarki atau lebih. Visual tabel of contents menggambarkan seluruh program HIPO baik rinci maupun ringkasan yang terstruktur. Pada diagram ini nama dan nomor dari program HIPO diitentifikasikan. Struktur paket diagram dan hubungan fungsi juga diidentifikasikan dalam bentuk hirarki. Keterangan masing-masing fungsi diberikan pada bagian penjelasan yang diikutsertakan dalam diagram ini. b. Diagram Ringkasan/ Overview Diagram yaitu suatu seri diagram fungsional. Masing-masing diagram dihubungkan dengan salah satu fungsi sistem. • Menunjukkan secara garis besar hubungan dari input, proses dan output Bagian input menunjukkan item-item data yang akan digunakan oleh bagian proses Bagian proses berisi sejumlah langkah-langkah yang menggambarkan kerja dari fungsi Bagian output berisi dengan item-item data yang dihasilkan atau dimodifikasi oleh langkah-langkah proses • Diagram ringkasan menggambarkan fungsi dan referensi utama dari suatu sistem. Fungsi dan referensi ini diperlukan oleh program untuk memperluas fungsi samapai uraian yang terkecil. Diagram ini berisi input, proses dan output dari fungsi khusus. • Input pada diagram ini berisis item-item data yang dipakai oleh proses, sedangkan proses merupakan urutan langkah-langkah yang menelaskan fungsi yang sedang dijalankan untuk menghasilkan suatu output. Output berisikan item-item data yang dihasilkan dan diubah oleh proses. • Anak panah pada diagram ringkasan dari input ke proses menunjukan hubungan antara item data di input dan langkah-langkah proses, sedangkan anak panah dari proses ke output menunjukan hubungan tahap-tahap proses dan item data output. c. Diagram Rinci/ Detail Diagram yaitusuatu seri diagram fungsional dan masing-masing diagram dihubungkan dengan sebuah sub-fungsi sistem. Diagram rinci merupakan diagram yang paling rendah dalam diagram yang terdapat dalam paket HIPO. Diagram rinci berisi unsur-unsur paket dasar. Fungsi dari diagram ini adalah menjelaskan fungsi-fungsi khusus, menunjukan item-item output dan input yang khusus dan menunjukan diagram rinci lainnya.